מי רשאי להגיש קבילה? 
את הקבילה רשאי להגיש הקובל, שוטר או סוהר בעצמו, או -

א. בנו, בתו, אחיו או אחותו של השוטר/הסוהר הנפגע, בתנאי שמלאו להם 16 שנה.
ב. הוריו או בן זוגו של השוטר / הסוהר.
ג. אם אין לשוטר / לסוהר קרובים כנ"ל - כל מי שנתבקש על ידי השוטר/הסוהר להגיש את הקבילה.

על מה ניתן לקבול?
ניתן להגיש קבילה על מעשה או מחדל שהתקיימו בו כל שלושת התנאים הבאים:

א. פוגע בשוטר / סוהר במישרין, או מונע ממנו טובת הנאה.
ב. נוגע לשירותו של השוטר במשטרה, או של הסוהר בשב"ס.
ג. המעשה הוא בניגוד לחוק או להוראות המחייבות במשטרה / בשב"ס, או נעשה ללא סמכות חוקית, או שיש בו פסול אחר על פי דין, או שהוא בניגוד למינהל תקין, או שיש בו משום שרירות או נוקשות יתירה, או אי צדק בולט.

על מי אפשר לקבול?
נציב הקבילות מוסמך על פי החוק, לברר קבילות רק כנגד נקבלים שהם שוטרים או סוהרים. נקבל הוא בדרך כלל אחד מאלה: מפקד, ממונה מקצועי, או רשות מנהלית (כמו - אגף משאבי אנוש, חשבות).

קבילות שאינן מתבררות
לא יתקיים בירור בקבילה בעילום שם ,או בקבילה קנטרנית.

לא יתקיים בירור בקבילות מסוימות המפורטות בחוק, כמו:

א. קבילה הנוגעת לעניין התלוי ועומד בבית משפט או בבית דין.  קבילה על פסק דין של בית משפט או בית דין או על פסק של דן יחיד.
ב. קבילה על מעשה שהוא עבירה, שבקשר עמה מתנהלת חקירה.

החוק קובע כי בקבילות מסוימות, כמו: קבילה שהוגשה לאחר שעברה שנה מיום המעשה שעליו היא נסבה, או קבילה על מעשה שפגיעתו בקובל מזערית - לא יהיה בירור, אלא אם מצא נציב הקבילות סיבה מיוחדת המצדיקה בירור.

קבילות שאותן החליט נציב הקבילות לא לברר, אינן מועברות לגורם אחר כלשהו במשטרה / בשב"ס, אלא בהסכמת השוטר / הסוהר הקובל.

 בירור הקבילה
נציב הקבילות רשאי לברר את הקבילה בכל דרך שיראה לנכון. הנציב אינו מחויב להוראות שבסדרי הדין או בדיני ראיות.  על הנציב להביא את הקבילה לידיעת הנקבל ולידיעת מפקדו ולתת להם הזדמנות נאותה להשיב לנטען בה.

שמירה על סודיות
על נציב הקבילות ועוזריו מוטלת, בחוק, חובת סודיות.

איסור הפרעה לבירור קבילה
ביצוע פעולה שיש בה כדי למנוע, לעכב או להפריע להגשת קבילה לנציב הקבילות, הימנעות ממתן סיוע שביקש נציב הקבילות לצורך בירור קבילה, או הכשלת הבירור בדרך אחרת, הן עבירת משמעת.

הגנה לקובל ולנקבל
ככלל, אין, לנקוט הליכים משמעתיים נגד מי שהגיש קבילה, גם אם קבילתו נמצאה בלתי צודקת, ובוודאי שאסור להתנכל לו.

עם זאת, החוק גם בא להגן על מי שקובלים נגדו מפני קבילות כוזבות וזדוניות, ומאפשר, במקרים בהם קבע נציב הקבילות כי הקבילה הייתה כוזבת במזיד, לנקוט בצעדים המתחייבים, אם המליץ נציב הקבילות לעשות כן, זאת על מנת להבטיח שמוסד נציב הקבילות לא ינוצל לרעה, למטרה שלא לשמה נועד.